Mục đích
Mục đích quản lý hồ sơ lý lịch của tất cả sinh viên trong trường.
Các chức năng liên quan
Menu Hệ thống -> Định dạng trình bày: Xác định các thông tin cần thiết cho việc quản lý Hồ sơ sinh viên; Xác định khóa các cột thông tin cần thiết cố định.
Menu Hệ thống -> Dữ liệu hệ thống: Định nghĩa các dữ liệu đầu vào: Dân tộc, Tôn giáo, Chuyên ngành.....
Các chức năng chính
Thêm hồ sơ mới:
Cách 1: Nhập trực tiếp trên lưới nhập liệu
Click vào nút “Thêm hồ sơ mới” chương trình sẽ tạo một dòng trống và phát sinh tự động một mã số sinh viên. Mã số này có thể sửa được hai số cuối tuỳ nhu cầu người nhập. Sau đó nhập các thông tin ban đầu cần thiết như: Tên, ngày sinh, nơi sinh… click nút “Lưu danh sách hồ sơ” để lưu lại danh sách.
Cách 2:Nhập bằng cách đọc danh sách sinh viên từ Excel:
a. Xử lý dữ liệu thô ban đầu: Từ file Excel danh sách cần đưa vào chương trình, trích lọc các cột như: Họ tên, Ngày sinh, giới tính (1-Nam,0-Nữ), Địa chỉ, điểm đầu vào…, quét khối các cột đã trích lọc -> copy
Chú ý
Đối với các cột chọn như: Nơi sinh, Chức vụ, dân tộc.. muốn đưa từ excel vào chương trình cần phải thay thế “chuổi” thành “Mã”( mã do chương trình định nghĩa). Ví dụ: Hà Nội thay thế bằng 01, TpHCM -> 02, Số 01,02 được lấy từ Chức năng Địa Phương của chương trình.01 là mã của Hà Nội, 02 là mã của TpHCM.
Đối với các trường có dữ liệu kiểu yes/no (có/không) cần chuyển về 1/0. Ví dụ: Giới tính: Nam =1, nữ =0.
b. Trong Phần mềm,
Từ một lớp trên cây tổ chức -> kích chuột phải -> Danh sách sinh viên
Trong chức năng:
Danh sách sinh viên Click nút “
Cập nhật dữ liệu từ Window clipboard” sẽ xuất hiện được cửa sổ sau.
Trong cửa sổ clipboard, chọn cột dữ liệu tương ứng để đưa vào chương trình. Sau khi chọn xong các cột, chọn nút “
Cập nhật” để đưa danh sách từ clipboard vào chương trình
-Nếu dữ liệu của bạn viết theo Bảng mã TCVN3 thì có thể dùng chức năng chuyển từ TCVN3 sang unicode trước khi cập nhật danh sách vào chương trình.
-Có thể thay thế giá trị nhanh bằng chức năng thay thế theo cột. (Chọn giá trị cần thay thế trong cột, -> nhập giá trị thay thế ->kích nút thay thế).
Khi cập nhật xong, lúc này danh sách chưa có mã. Ta có thể sắp xếp danh sách theo tên bằng cách click vào “Sắp xếp thứ tự theo tên”. Sau đó Click vào nút “Phát sinh mã cho hồ sơ mới” để chương trình tự động phát sinh mã cho từng dòng hồ sơ. Sau khi phát sinh mã nếu không vừa ý có thể đổi hai số cuối của mã theo nhu cầu.
Click vào nút “
Lưu danh sách hồ sơ” để lưu lại danh sách.
Ghi nhớ: Mã số sinh viên sau khi lưu không được sửa..
Xem và hiệu chỉnh hồ sơ
Xem chi tiết tất cả các thông tin một hồ sơ lý lịch một sinh viên, có tất cả các thông tin trong “Định dạng trình bày”, có hình ảnh, quá trình học tập, khen thưởng kỹ luật, lý lịch gia đình...
Chuyển lớp
Chương trình hỗ trợ việc chuyển một sinh viên từ lớp này sang lớp khác, ngành này sang ngành khác.
Nếu lớp mới cùng ngành với lớp cũ: Việc chuyển hồ sơ sẽ kéo theo chuyển tất cả điểm, học phí, khen thưởng, kỹ luật….trong lớp cũ không còn thông tin của sinh viên đã chuyển.
Nếu lớp mới khác ngành với lớp cũ: chương trình chỉ copy (sao lưu) hồ sơ lý lịch sang lớp mới, không chuyển điểm, học phí…, thông tin sinh viên vẫn còn ở lớp cũ.
Quy tắc như sau: Trong cùng một lúc ta có thể chuyển một hoặc nhiều sinh viên từ lớp này sang lớp khác bằng cách chọn hồ sơ sinh viên vào trong clipboard chương trình rồi sau đó dán dữ liệu từ clipboard vào lớp mới.
Thao tác:
Vào lớp cần chuyển hồ sơ đi. Dùng hai chức năng “
Chọn hồ sơ vào clipboard” và “
Chọn tất cả hồ sơ vào clipboard” để đưa dữ liệu vào bộ nhớ tạm.
Vào lớp cần chuyển hồ sơ đến, dùng chức năng “
Chuyển hồ sơ trong clipboard vào bộ phận này” để đưa dữ liệu đã copy vào lớp mới
Copy từ dòng hiện tại
Giúp nhập nhanh dữ liệu cho các dòng kế sau nếu giống dữ liệu dòng đang chọn. Chức năng này dùng để copy các dữ liệu như: Dân tộc, Trình độ học vấn, chuyên ngành ... trong 1 lớp, vì các thông tin này thương giống nhau trong 1 lớp, chỉ có số ít khác.
In mẫu biểu
In các mẫu biểu dành cho cá nhân như: Thẻ sinh viên, thông báo, bảng điểm toàn khóa, chứng nhận tốt nghiệp ….
Thao tác: Chọn một sinh viên cần in -> kích chuột phải chọn In mẫu biểu -> Chọn mẫu cần in.
Chức năng sẽ được hướng dẫn cụ thể trong mục "Hệ thống các mẫu biểu"