ccsTrainPro chỉ cho phép những người đã đăng ký có quyền sử dụng chương trình đăng nhập và sử dụng chương trình qua thủ tục kiểm tra tên và mật khẩu

Người dùng ADMIN có quyền tối cao nhất, có thể tạo, cấp quyền cụ thể hoặc xoá người sử dụng. Các người sử dụng do ADMIN tạo ra không có quyền tạo, phân quyền cũng như xoá một người dùng khác.

- Danh sách người sử dụng là danh sách cán bộ, giảng viên trong tất cả các Phòng, Ban. Muốn thêm một người sử dụng phải thêm trong danh sách cán bộ, giảng viên

Danh sách cán bộ giảng viên

Đọc danh sách người sử dụng theo cây tổ chức bên trái - Có thể là toàn trường, khoa/phòng/ban.

Chức năng tự động tạo cho tất cả các cán bộ, giảng viên trong trường một tài khoản để đăng nhập vào chương trình. Tài khoản và mật khẩu ban đầu là mã số của cán bộ, giảng viên đó. Nếu không muốn khởi tạo tự động, người dùng có thể cài đặt cho mỗi cán bộ, giảng viên một tài khoản bất kỳ (thường là tên của cán bộ) tại cột tài khoản, và mật khẩu ban đầu tại cột mật khẩu. Mật khẩu ban đầu sau khi lưu sẽ hiển thị chuổi ‘*****’, điều này đảm bảo mật khẩu được bảo mật tuyệt đối đối với từng người sử dụng chương trình. Đến cả ADMIN cũng không biết mật khẩu là gì. Nếu người dùng mất mật khẩu, phải nhờ ADMIN xóa đi mật khẩu tại cột mật khẩu của người dùng đó và mật khẩu lúc này là trống, người dùng tự đăng nhập vào chương trình để thay đổi

Lưu các thông tin trên lưới dữ liệu “Quản trị người dùng” như: Tài khoản, mật khẩu, các quyền được cấp.

Phân quyền cụ thể cho từng người sử dụng. Các quyền được phân chia theo các chức năng của menu chính và các menu phụ trong từng chức năng. Mỗi chức năng có 3 quyền cơ bản:  Cập nhật, Xóa, In.

Quyền được chia thành một số nhóm gọi là Phạm vi sử dụng:

- Quyền dành cho giảng viên nhập điểm online: Nhóm này chỉ cho phép đăng nhập vào ccsTrainPro_web để nhập điểm các học phần do mình giảng dạy, không có quyền gì trong phần mềm ccsTrainPro_Desk.

- Phạm vi Khoa/Bộ môn: Cán bộ được xem cây tổ chức chỉ trong khoa, có thể được phân quyền tất cả các chức năng, nhưng phạm vi hoạt động chỉ trong khoa mình quản lý.

- Phạm vi khoá: Cho phép quản lý cây tổ chức của toàn trường của khoá phân công quản lý..

- Phạm vi toàn trường: Quản lý cây tổ chức toàn trường, có thể được phân tất cả các chức năng.

Quyền nhập điểm: Hệ thống phần mềm quản lý điểm tại 02 nơi: Một nơi chính (gọi là điểm tại PĐT) và một nơi phụ (gọi là điểm Khoa) ; mục đích để so sanh với hai bên phát hiện điểm nhập sai. Mỗi cán bộ được quy định nhập điểm cho loại nào.

Giảng viên nhập điểm online sẽ vào điểm chính (Điểm phòng đào tạo).

Mật khẩu đăng nhập tại ccsTrainPro_web khác với mật khẩu đăng nhập phần mềm.